Identificación consecutiva y automática de registros en tablas elaboradas en Microsoft Excel versión 2007 o posteriores.

Un cordial saludo,

Es común que cuando se elabora una tabla para tener un registro ordenado de datos en Excel, en una de las columnas iniciales se implemente una identificación consecutiva de los registros que se vayan ingresando progresivamente en dicha tabla. Se puede tratar de numeraciones consecutivas simples (1, 2, 3, ...) o combinaciones alfanuméricas (A-1, A-2, A-3, ...). En el caso de las numeraciones consecutivas simples una de las alternativas que se usa con frecuencia es la de asignar el número inicial en la primera celda de la columna de identificación de registros y, en las celdas consecutivas de esa misma columna, se ingresa una fórmula en la cual se va sumando una unidad al valor de la celda anterior hasta la celda del último registro de la tabla, como se ilustra en la Figura 1.

Figura 1

El inconveniente con esa manera de hacer la identificación es que al eliminar, por ejemplo, la fila del primer registro o de un registro intermedio de la tabla, entonces todas las celdas inferiores de la columna donde se realiza la identificación van a mostrar un error de referencia en vista de que cada celda de identificación depende del valor de la celda anterior para sumarle una unidad, y así mantener la identificación consecutiva como se ilustra en la Figura 2 y Figura 3.

Figura 2 Errores de referencia que se producen al eliminar la fila del primer registro de la Tabla.

Figura 3 Errores de referencia que se producen al eliminar la fila del quinto registro de la tabla.

Una alternativa para solucionar este inconveniente es haciendo uso de la función FILA. Es una función que puede tomar un argumento opcional consistente en una dirección de celda de la cual se desea obtener su número de fila. Por ejemplo, si escribimos en cualquier celda =FILA(D28) como resultado se va a obtener 28. En cambio si se omite el argumento y se escribe solo =FILA() en la celda E13, por ejemplo, entonces la fórmula va a producir el resultado 13 que es el que corresponde a la celda en la cual se ha escrito la función. No es una monstruosidad de fórmula, pero para notar su utilidad práctica en el ejemplo ilustrado anteriormente se debe proceder de la siguiente manera:

1. En la celda A2 se ingresa la fórmula =FILA() - 1. Es obvio que si se quiere que la numeración comience en 1 se debe restar una unidad al resultado de la función porque de otro modo daría como resultado 2, es decir, la fila en que se encuentra la celda A2.

2. Esta fórmula se copia y pega desde la celda A3 a la A10, o de otro modo se arrastra la fórmula haciendo clic en el pequeño cuadrado negro que aparece en la esquina inferior derecha de la celda A2 cuando está seleccionada.

Se notará que se genera una numeración consecutiva igual a la que se generó con la alternativa anterior como se muestra en la Figura 4.

Figura 4 Tabla con fórmula =FILA()-1 en el rango de celdas A2 a A10.

¿Qué inconveniente se ha resuelto realmente con esta nueva fórmula?
Uno muy tedioso que es que cuando se elimine una o varias filas iniciales o intermedias con registros de la tabla (seleccionadas de forma consecutiva o no), en la columna Nro las demás celdas de identificación en vez de mostrar errores de referencia van a ajustar de forma automática la numeración. En la Figura 5 se muestra nuevamente la tabla luego de haber eliminado las filas 3 y 9 seleccionadas simultáneamente y de forma no consecutiva obviamente. Se podrá notar que las fórmulas de la columna Nro se ajustan automáticamente y la numeración ahora llega hasta el 8 en vista de que se han eliminado 2 registros de los 10 que se tenían inicialmente.

Figura 5 Al eliminar los registros 3 y 9 de la Tabla en la columna Nro se ajusta de forma automática la numeración.

Hasta aquí todo bien, pero como se apreciará en la Figura 6 cuando se inserta una nueva fila inicial o intermedia para ingresar un nuevo registro en la tabla se genera un registro en blanco, por lógica, pero tampoco se incluye de forma automática la identificación numérica de dicho registro, aunque en los registros siguientes se mantenga correctamente el orden numérico. Esto obliga a que se tenga que ingresar manualmente la fórmula en esa celda para reflejar la identificación que le corresponde.

Figura 6 Se inserta una fila, pero no se refleja de forma automática la numeración en la columna Nro de la tabla.

Para solucionar de forma sistémica el inconveniente y dejar verdaderamente automatizada la numeración ya sea que se inserten o eliminen registros de la tabla se debe hacer lo siguiente:

1. Se selecciona una celda que esté dentro del área de la tabla que se tiene elaborada. En la cinta de opciones se selecciona la ficha Insertar, luego en el panel Tabla se hace clic en el comando Tabla tras lo cual aparecerá un pequeño cuadro de diálogo como el que se muestra en la Figura 7. Allí se debe asegurar que en el cuadro de texto ¿Dónde están los datos de la tabla? esté ingresado correctamente el rango de celdas que englobe toda la tabla, lo cual se puede apreciar visualmente por el borde punteado que se dibuja alrededor de la tabla. También dejar activada la opción La tabla tiene encabezados en caso de que aplique, como en el ejemplo. Por último, se hace clic en botón Aceptar.

Figura 7 Insertar, Panel de Tabla, Tabla para dar un formato de Tabla

 2. La tabla adoptará un formato visual similar al que se presenta en la Figura 8. Esta es una característica incorporada en Excel desde la versión 2007. De esta manera, cada vez que se inserta una fila inicial o intermedia para ingresar otro registro en la tabla, la identificación numérica en la columna Nro se va ingresar de forma automática como se puede apreciar en la Figura 9 en donde se ha insertado una fila entre los registros 4 y 5.

Figura 8 Tabla adoptando el formato visual a causa del comando Tabla de Excel.

Figura 9 Nueva fila ingresada entre registros 4 y 5, donde la identificación aparece automáticamente.

Otra interesante característica de esta función Tabla es que si se selecciona la celda de la esquina inferior derecha de la tabla y se presiona la tecla Tabulador (Tab) se inserta un nuevo registro en la parte inferior de la tabla con la identificación consecutiva que le corresponde como se puede apreciar en la Figura 10 en la cual se han insertado dos registros adicionales.

Figura 10

Como último punto, también es interesante mencionar que las identificaciones correlativas no tienen que ser en base a sólo números, sino que también se pueden utilizar combinaciones alfanuméricas tales como A-1, A-2, A-3,... ó PTO1, PTO2, PTO3, ... Para ello, en base al ejemplo que se está explicando en la celda A2 en vez de haber escrito la fórmula =FILA()-1 se tendría que escribir lo siguiente según aplique:

A-1, A-2, A-3,...: Usar fórmula ="A-" & FILA()-1
PTO1, PTO2, PTO3,...: Por simple deducción la fórmula sería ="PTO" & FILA()-1

Para ingresar texto literal en la fórmula de una celda se debe encerrar dicho texto entre comillas dobles y para concatenar (unir) un texto literal con el resultado numérico de una fórmula se utiliza el símbolo ampersand (&).

Bueno, hasta aquí me trajo el río y las ganas de escribir. Espero que le puedan sacar provecho a esta funcionalidad. Parece golosina, pero tiene vitamina.

Hasta la próxima con el favor de Dios...