Asignar Formatos Personalizados a Celdas de Hojas de Cálculo en Microsoft Excel.

Un cordial saludo,

Nuevamente por acá. Esta vez para mostrarles un poco el tema de los formatos personalizados en celdas de Hojas de Cálculo de Microsoft Excel. Me motivó un compañero de trabajo hace unos días acerca de un aspecto puntual con la siguiente pregunta: "¿Cómo hago para que al ingresar un número cualquiera en una celda automáticamente se le asigne una unidad?" Por ejemplo que al ingresar 8204 en cualquier celda y presionar la tecla Enter aparezca 8204 m, o más legible aún 8.204,00 m.

Bueno, aquí les mostraré en 2 simples pasos una manera de hacerlo:

1. En la celda A1 (o cualquier otra celda) de una Hoja de Cálculo ingresar el número 8204. Seleccionar esa celda y luego hacer clic en el botón cargador (en la Figura 1 indicado con círculo rojo) del panel Número en la ficha Inicio de la cinta de opciones para mostrar el cuadro de diálogo Formato de Celdas, en donde se va a hacer clic en la Categoría Personalizada en la lista que aparece a la izquierda del cuadro de diálogo.

Figura 1

2. En la lista del área derecha del cuadro de diálogo seleccionar el cuarto elemento correspondiente al formato personalizado ##.##0,00 (probablemente ##,##0.00 si se tiene configurado el punto como símbolo decimal en vez de la coma). Estos símbolos de formatos reciben el nombre de marcadores de posición. Mediante la combinación de varios de ellos se puede lograr dar formatos personalizados a los números con mucha flexibilidad. Quien desee ahondar más en el tema puede hacerlo a través del siguiente vínculo Crear o eliminar un formato de número personalizado. Una vez seleccionado el formato personalizado se va a agregar un marcador de texto "m" en el campo Tipo y quedaría algo como ##.##0,00 "m" (con un espacio antes de escribir "m") tal como se aprecia en la Figura 2.

Figura 2

En la parte superior en la sección Muestra se aprecia la vista previa del número que está ingresado en la celda que está seleccionada. Al hacer clic en el botón Aceptar se cierra el cuadro de diálogo y se podrá comprobar que el número de la celda A1 adopta el formato establecido como se muestra en la Figura 3.

Figura 3

Desde ahora a cualquier otro número que se ingrese en la celda A1 se le agregará automáticamente la unidad m, y lo mejor de todo es que cuando en otras celdas se vayan a implemenar fórmulas donde se vaya a hacer referencia a la celda A1, el contenido de dicha celda seguirá siendo tratado como un número a pesar de tener la unidad asignada anteriormente mediante un formato personalizado.

Ahora supongamos otra situación en donde se desee ingresar una unidad como kgf/cm² que denota presión o resistencia. Nótese que el 2 está como superíndice. Para ello nos auxiliamos primeramente del Mapa de Caracteres de Windows que se encuentra por el menú Inicio -> Todos los programas -> Accesorios -> Herramientas del Sistema -> Mapa de caracteres como se muestra en la Figura 4 tras lo cual se despliega una ventana con la aplicación como se muestra en la Figura 5.

Figura 4

Figura 5

En la ventana de la aplicación se debe asegurar que en el campo Fuente esté seleccionada una fuente de uso común para documentos tales como Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana u otras. Luego en el panel central donde se despliegan todos los caracteres se debe seleccionar el del Superíndice dos como se muestra en la Figura 5. Después se presiona el botón Seleccionar para que el caracter se copie en el campo Caracteres para copiar y entonces se hace clic en el botón Copiar para que el caracter se copie en el portapapeles de Windows (memoria). Ahora se puede cerrar o minimizar la ventana del Mapa de caracteres y en la Hoja de Cálculo de Excel se vuelve a seleccionar la celda A1 y se presiona el botón cargador del panel Número de la ficha Inicio de la cinta de opciones como se aprecia en la Figura 1, tras lo cual aparece el cuadro de diálogo apreciado en la Figura 6 con el formato personalizado que se asignó anteriormente.

Figura 6

En el campo Tipo se va a cambiar la unidad "m" por "kgf/cm²". Como el caracter 2 superíndice se ha copiado previamente al portapapeles a través del Mapa de caracteres entonces cuando se haya ingresado "kgf/cm se presiona la combinación de teclas Ctrl + V para que se pegue el caracter superíndice 2 desde el portapapeles y por último se ingresa la comilla de cierre. En la Figura 7 se puede apreciar el resultado final.

Figura 7

Ahora, se hace clic en el botón Aceptar para aplicar el nuevo formato personalizado en la celda A1. En caso de que aparezca una serie de numerales, los cuales indican que el número ingresado con el formato personalizado aplicado no cabe en la celda, se debe cambiar el tamaño de la columna A hasta obtener un resultado como el que se aprecia en la Figura 8.

Figura 8

¿Qué otro tipo de formato personalizado se puede establecer mediante el procedimiento arriba descrito?
En mi profesión de Ingeniero Civil es muy común que en muchos de los proyectos las longitudes se midan a través de lo que se llaman progresivas, las cuales no son más que un formato personalizado de las distancias que se miden en kilómetros en donde en vez de usar como separador de miles un punto (.) se utiliza un signo más (+), por ejemplo, para expresar 4.568,32 en formato progresiva sería algo como 4+568,32.
Para establecer este tipo de formato se sigue el mismo procedimiento descrito anteriormente, pero al seleccionar el formato personalizado ##.##0,00 en la lista bajo el campo Tipo se sustituye mediante los siguientes marcadores de posición: 0+000,00. En la Figura 9 se aprecia un ejemplo donde se han ingresado una serie de progresivas y al lado unas fórmulas con las que se va calculando la distancia existente entre progresivas consecutivas.

Figura 9

En el siguiente vínculo pueden descargar el archivo con el resultado mostrado en la Figura anterior con el objetivo de que pueda verificar que efectivamente se ha asignado el formato indicado en el párrafo anterior desde la celda A4 a la celda A8: Formatos Personalizados en Excel.xlsx.

Espero que les sea de utilidad el truco y hasta una próxima oportunidad Dios mediante.

Funciones BUSCARV y BUSCARH en Microsoft Excel versión 2007 o posterior

Reciban un cordial saludo,

En esta ocasión, les mostraré el uso de un par de funciones que son muy útiles en Excel: BUSCARV y BUSCARH. Se utilizan principalmente para buscar datos específicos en las celdas de una tabla que correspondan con algún registro contenido en otra columna o fila de la misma tabla. Realmente es el espíritu mismo de la utilidad que se le da a las tablas de datos de forma cotidiana. Pasemos de una vez a un ejemplo práctico, cuyo vínculo de descarga es el siguiente: Funciones BUSCARV y BUSCARH en Excel.xlsx. Ese archivo está basado en uno que usé en una publicación anterior para mostrar el uso de Validación de Datos en Celdas de Hojas de Cálculo de Microsoft Excel mediante Listas Desplegables.

El ejemplo consta de una Hoja de Cálculo que contiene una tabla de Cómputos Métricos y otra de Características Cabillas como se aprecia en la Figura 1. En la Figura 2 se puede apreciar que el rango de los Datos de la tabla Características Cabillas (sin incluir encabezados) va desde la celda E16 a la celda H39, es decir, E16:H39 como se escribiría en una fórmula de Excel. El punto es que en la tabla de Cómputos Métricos cada vez que se seleccione un diámetro de cabilla en los datos de la columna Diámetro, en la Columna Peso Lineal (kgf/m) se debe reflejar de inmediato el peso que refleja la tabla Características Cabillas en su columna PESO (kgf/m) para el diámetro de cabilla correspondiente.

Figura 1

Figura 2

Para lograr este cometido se debe seleccionar la celda G4 de la primera fila de datos de la tabla Cómputos Métricos e ingresar la fórmula indicada al final del párrafo, y para lograr el mejor entendimiento posible, se van a explicar de inmediato todos los argumentos que usa la función BUSCARV que se incluye en la fórmula, y en la Figura 3 se podrá apreciar la fórmula completa una vez ingresada en la celda.

= BUSCARV(C4;$E$16:$H$39;4;FALSO)

Se aprecia que la función BUSCARV consta de 4 argumentos separados por punto y coma (;) si el símbolo decimal configurado en Excel es la coma (,) (como es mi caso), o mediante comas (,) si el símbolo decimal configurado en Excel es el punto (.).

Primer Argumento: Corresponde a un valor textual o en su defecto a la referencia de la celda cuyo valor desea buscarse en la segunda tabla, en nuestro caso esa segunda tabla es Características Cabillas y el valor que se desea buscar en esa tabla es el de la celda C4 de la tabla Cómputos Métricos.

Segundo Argumento: Se debe ingresar o seleccionar el rango de celdas en que se encuentran los datos de la tabla Características Cabillas en donde se desea realizar la búsqueda del valor de la celda C4 (Diámetro) especificado en el primer argumento. Se puede notar que el valor que se quiere obtener de dicha tabla es el del PESO kgf/m que sería la cuarta (4) columna de la tabla Características Cabillas. Esto obliga a seleccionar en el rango las columnas intermedias DIÁM. mm y ÁREA mm² a pesar de que no sean necesarias para obtener los valores que se pretenden, pero es necesario que en el rango lógicamente se incluyan los datos de la columna de la cual se desean obtener los valores. Para el ejemplo sería $E$16:$H$39. Nótese que se intercalan símbolos de dólar antes de cada columna y fila. Esto con el objetivo de que dicho rango sea absoluto y que no varíe relativamente en caso de que la fórmula se copie hacia las celdas inferiores de la columna Peso Lineal (kgf/m) de la tabla Cómputos Métricos. Tomar en cuenta que siempre es en la primera columna del rango seleccionado (columna E en este caso, donde se encuentran los diámetros de cabilla de la tabla Características Cabillas), en donde la función BUSCARV va a realizar la búsqueda del valor C4 (Diámetro) de la tabla Cómputos Métricos comentado al inicio del párrafo. Por ello, es importante que en el rango seleccionado la primera columna sea siempre aquella en la que se desea buscar el valor específico indicado en el primer argumento de la función BUSCARV.

Tercer Argumento: Se debe especificar el índice de la columna en donde se encuentra el valor que se quiere obtener de la tabla Características Cabillas de acuerdo al diámetro de cabilla seleccionado en la tabla Cómputos Métricos. Como el rango fue $E$16:$H$39, entonces la columna E corresponde al índice 1, la F al índice 2, la G al índice 3 y H al índice 4. Lógicamente, se quiere obtener los valores de la columna H (índice 4) de la tabla Características Cabillas una vez que en la columna E de esta tabla se encuentre el valor de C4 de la tabla Cómputos Métricos. Por ejemplo, si el valor de la celda C4 es 3/8" la función va a devolver el valor 0,559 que es el peso que le corresponde a dicho diámetro de cabilla en la columna H (índice 4).

Cuarto Argumento (Opcional): Este argumento puede ser VERDADERO, FALSO e incluso omitirse en cuyo caso la función asume el argumento como VERDADERO, y quedaría con solo 3 argumentos como: = BUSCARV(C4;$E$16:$H$39;4). En este ejemplo se va a ingresar el argumento como FALSO para indicar a la función que debe realizar una búsqueda literal exacta (no aproximada) del valor de la celda C4 de la tabla Cómputos Métricos en la Columna E de la tabla Caracteríticas Cabillas. En una publicación posterior se indicará el cambio y las implicaciones que se producen en caso de que se ingrese como argumento VERDADERO. Para este ejemplo particular si se coloca el argumento como VERDADERO (búsqueda aproximada) se obtendrá un valor #N/A en la celda G4.

Figura 3

La fórmula que se acabó de crear en la celda G4 se puede copiar a las demás celdas en el rango G5 a G11 para que se haga extensiva a los demás registros de la columna, aunque como se podrá apreciar, si la tabla está configurada como Tabla Formal como expliqué en una publicación anterior, entonces no es necesario hacer ese paso porque la fórmula se propaga automáticamente en toda la columna. Ahora, cada vez que se seleccione un  diámetro de cabilla distinto en la columna Diámetro de la tabla Cómputos Métricos automáticamente se reflejará el correspondiente peso en la Columna Peso Lineal (kgf/m) de la misma tabla.

En caso de que la tabla Características Cabillas esté dispuesta de modo horizontal en vez de modo vertical como se muestra en la Figura 4, entonces la solución para obtener un comportamiento similar en la tabla de Cómputos Métricos sería ingresar la fórmula:

= BUSCARH(C4;$K$15:$AH$18;4;FALSO)

Se puede notar que en vez de usar la función BUSCARV se usa ahora BUSCARH y los únicos argumentos a cambiar son el rango en que se encuentra la tabla. Siendo $K$15 la celda de la esquina superior izquierda del rango entonces esta vez es en la fila 15 donde se encuentran las denominaciones de diámetros de cabilla a buscar, y $AH$18 corresponde a la esquina inferior derecha de la tabla y es precisamente en la fila 18 en donde se encuentran los valores de los pesos que se desean obtener. El cuarto argumento corresponde ahora es al índice de la fila y no al índice de la columna. Entonces debe pensarse como que se desean obtener los valores de la fila 4 y no de la columna 4 como ocurrió con la fórmula anterior.

Figura 4

Por último, en la tabla Características Cabillas dispuesta verticalmente mostrada al principio, puede presentarse la situación en que en vez del peso de las cabillas se necesite obtener el área de la sección transversal, entonces en vez de colocar 4 como índice de columna en el tercer argumento se colocaría 3 porque es en la tercera columna donde se listan las áreas transversales de las cabillas. Quedaría
= BUSCARV(C4;$E$16:$H$39;3;FALSO). Además, la fórmula puede simplificarse aún más en el rango que en vez de ser $E$16:$H$39 puede pasar a ser $E$16:$G$39 porque como se necesita el área de la sección transversal no tendría sentido tener seleccionado el rango para incluir también los valores de los pesos.

Espero les sean de utilidad estas funciones. Además de las características descritas previamente también se pueden utilizar para otros aspectos más avanzados con algunos truquillos que iré explicando en publicaciones posteriores.

Hasta pronto con el favor de Dios,

Validación de Datos en Celdas de Hojas de Cálculo de Microsoft Excel mediante Listas Desplegables.

Un cordial saludo nuevamente,

Sin mucho preámbulo, el consejo que les presento en esta ocasión habla por sí solo una vez que lo lleven a cabo. Sucede que a veces se tienen Hojas de Cálculo en donde se desea que en una o varias celdas el usuario seleccione una opción de un grupo de opciones posibles y predefinidas. En esta publicación podrán apreciar una manera práctica de otorgarle esa funcionalidad a las Hojas de Cálculo.

En esta ocasión voy a usar como ejemplo un extracto de una Hoja de Cálculo que utilizo para realizar los Cómputos Métricos del acero de refuerzo que se va a requerir para la construcción de Obras Civiles, como se muestra en la Figura 1. Aquí el vínculo desde donde pueden descargar el archivo para tal ejemplo: Validación de Datos con Listas Desplegables en Excel.xlsx.

Figura 1

La Hoja de Cálculo contiene dos tablas. En la tabla superior se lleva a cabo el registro de los Cómputos Métricos de forma consecutiva. En ella notarán una columna nombrada Phi (ϕ) en la cual se deben especificar los diámetros de cabillas (barras de refuerzo) que se usan para el correspondiente corte de acero. La tabla inferior contiene en su primera Columna la denominación en pulgadas o en milímetros de distintos diámetros de cabillas estandarizados según norma venezolana. Se podrá notar, mediante Figura 2, que en total se tienen registradas 24 denominaciones de diámetros.

Figura 2

El aspecto que se quiere facilitar es que al seleccionar cualquier celda bajo la columna Phi (ϕ) de la tabla superior aparezca un botón al lado de la celda, que al presionarlo despliegue una lista con las 24 denominaciones de diámetros que se muestran en la tabla inferior y que se pueda seleccionar una de ellas.

Como primer paso se van a convertir las dos tablas elaboradas en Tablas Formales de Excel para dotarlas de mejor visualización y funcionalidad (esta característica está incorporada en Excel 2007 y versiones posteriores).

1. Se selecciona cualquier celda dentro de la tabla superior y en la cinta de opciones se selecciona la ficha Insertar, luego en el Panel Tablas se hace clic en el comando Tabla. Se despliega un pequeño cuadro de diálogo y se dibuja un borde segmentado alrededor de los límites de la tabla superior como se muestra en la Figura 3.

Figura 3

Se debe asegurar que en el campo ¿Dónde están los datos de la tabla? esté correctamente ingresado el rango que abarque todos los datos de la tabla incluyendo los encabezados, en consecuencia, también hay que dejar activada la opción La tabla tiene encabezados. En caso de que no se haya seleccionado bien el rango de la tabla se puede hacer clic en el botón del extremo derecho del campo mencionado el cual permitirá que se seleccione el rango correcto directamente en la Hoja de Cálculo. Luego se hace clic en Aceptar y la tabla ahora mostrará un aspecto visual como el que se muestra en la Figura 4. El mismo procedimiento se debe aplicar a la tabla inferior tras lo cual las dos tablas deben quedar configuradas como se muestra en la Figura 5.

Figura 4

Figura 5

En este punto debo aclarar que convertir tablas en lo que yo llamo Tablas Formales de Excel no es un requisito previo para realizar la validación de datos en celdas, pero si dotará a las tablas con características importantes que explico en el transcurso de la explicación.

2. Se ubica el cursor del ratón sobre la parte superior de la celda que contiene el nombre del encabezado de la primera columna de la tabla inferior, donde se listan todos los diámetros de cabilla, y cuando el cursor tome forma de flecha negra apuntando hacia abajo se hace clic para seleccionar todos los datos de la columna como se muestra en la Figura 6.

Figura 6

3. Se selecciona la ficha Fórmula en la cinta de opciones y en el Panel Nombres Definidos se selecciona el comando Administrar Nombres. Se despliega un cuadro de diálogo como se muestra en la Figura 7, en donde se reflejan todos los nombres que se tienen asignados a celdas o rangos de celdas del Libro de Trabajo. Se puede notar que Excel automáticamente crea un nombre para las dos Tablas Formales que se han definido previamente.

Figura 7

4. Se hace clic en el botón Nuevo... para crear un nuevo nombre para todo el rango de celdas con las denominaciones de diámetros seleccionadas previamente en el paso 2. Se despliega un cuadro de diálogo como el mostrado en Figura 8. En el campo Nombre se debe ingresar lógicamente la identificación que queremos darle al rango de celdas. En ese caso se optó por colocar Diametros. En el campo Hace referencia a de forma automática refleja el rango de celdas que se ha seleccionado previamente. Notarán que a diferencia de un rango de celdas típico de Excel como $E$13:$E$36 aparece es Tabla3[N°. Realmente este es el nombre incompleto de la referencia de celdas seleccionadas. El nombre completo es =Tabla3[N° mm], lo que pasa es que en el encabezado de columna para que mm apareciera debajo de N° se insertó un salto de línea. Puede comprobarse seleccionando y arrastrando con el ratón hacia abajo en el nombre la referencia, copiar y luego pegar a un editor de texto en donde aparecerá algo como =Tabla3[N° mm] con un salto de línea entre N° y mm. Se notará que mediante las Tablas Formales las referencias son con la sintaxis NombreTabla[NombreColumna]. Este tipo de referencia nueva tiene una implicación importante que se explicará más adelante. Luego, se hace clic en el botón Aceptar tras lo cual vuelve a aparecer el cuadro de diálogo de Administrador de nombres como se muestra en la Figura 9, pero esta vez conteniendo el nombre que se acaba de crear. En este cuadro hacemos clic en el botón Cerrar.

Figura 8

Figura 9

5. En la tabla superior se selecciona el rango de celdas desde C2 a C9 donde están contenidos los diámetros de cabilla usados para cada uno de los cortes de acero de refuerzo especificados en dicha tabla. Después se hace clic en la ficha Datos de la cinta de opciones y en el Panel Herramientas de Datos se hace clic en el comando Validación de Datos tras lo cual aparece el cuadro de diálogo que se aprecia en la Figura 10.

Figura 10

6. En la lista desplegable Permitir se selecciona la opción Lista y se notará que al lado aparecerán dos opciones adicionales de la cual se debe asegurar que esté activa Celda con lista desplegable para que efectivamente muestre una lista desplegable de opciones en las celdas seleccionadas. En el campo Origen se debe especificar el rango de celdas que contiene todas las opciones posibles que se mostrarán en la lista desplegable de cada celda seleccionada. Para este caso particular, por supuesto, son las celdas que contienen los diámetros de cabillas en la tabla inferior. Este Origen se puede especificar de dos maneras: haciendo clic en el botón del extremo derecho que tiene una flecha roja lo que permite seleccionar directamente en la Hoja de Cálculo el rango de celdas y la segunda opción, que se va a utilizar en este ejemplo, es ingresar =Diametros para hacer referencia al rango de celdas que se ha nombrado previamente tal como se muestra en la Figura 11. Luego se hace clic en el botón Aceptar para aplicar la validación a las celdas seleccionadas. Si se selecciona ahora cualquier celda de la columna de diámetros en la tabla superior, al lado derecho de la celda aparecerá un botón con punta de flecha en el cual se podrá hacer clic para que despliegue todo el listado de diámetros posibles dentro de los cuales se puede seleccionar uno de ellos como se aprecia en Figura 12.

Figura 11

Figura 12

Con esto se cumple el objetivo propuesto al principio. Ahora, como la validación de datos en las celdas se hizo a través de un rango de nombres definido como Diametros en base a la tabla inferior que se configuró como Tabla Formal, esto permite una característica interesante y es que si, por ejemplo, se tiene que borrar o agregar una denominación de diámetro de cabilla en la tabla inferior, las validaciones de las celdas de diámetros en la tabla superior se van a actualizar automáticamente para reflejar tales acciones. Llevando esto a la práctica, se hace clic con el botón derecho en la celda E22 y en el submenú Insertar del menú contextual se selecciona el comando Filas de la Tabla Arriba (ver Figura 13) para insertar una fila vacía entre los diámetros 16M y 3/4". En esa fila vacía se ingresan los datos de la cabilla de 18 mm de diámetro como se muestra en la Figura 14.

Figura 13

Figura 14

En este momento se podrá seleccionar cualquier celda en la columna de diámetros de cabilla de la tabla superior y se comprobará que dentro de la lista desplegable de opciones que muestra ahora se incluye la nueva denominación 18M que se ha insertado en la tabla inferior, tal como se aprecia en la Figura 15. Similar situación ocurre cuando en vez de agregar se elimina un registro de diámetro de la tabla inferior.

Figura 15

Para culminar esta publicación, que bastante larga se ha hecho, aclaro que la tabla inferior que se está utilizando para reflejar las denominaciones de diámetros con sus propiedades, en versiones posteriores a Excel 2007 se puede colocar en una Hoja de Cálculo independiente. Con ello se evita tener como en este caso, la tabla de Cómputos Métricos y de diámetros de cabilla con sus propiedades en una misma Hoja que es como lo permite Excel 2007. Pero, para los que tienen dicha versión de Excel una solución muy sencilla puede ser ocultar todas las filas que abarca la tabla inferior y las validaciones de la tabla superior no se verán afectadas. También, si en la tabla superior se selecciona la celda H9 (de la esquina inferior derecha de la tabla) y se presiona la tecla Tabulador (Tab) se podrá notar que se inserta un registro en blanco que conserva el mismo formato de la Tabla Formal, y mágicamente, también conserva la validación en la celda correspondiente al diámetro de cabilla.

Hasta una próxima oportunidad Dios mediante,

Identificación consecutiva y automática de registros en tablas elaboradas en Microsoft Excel versión 2007 o posteriores.

Un cordial saludo,

Es común que cuando se elabora una tabla para tener un registro ordenado de datos en Excel, en una de las columnas iniciales se implemente una identificación consecutiva de los registros que se vayan ingresando progresivamente en dicha tabla. Se puede tratar de numeraciones consecutivas simples (1, 2, 3, ...) o combinaciones alfanuméricas (A-1, A-2, A-3, ...). En el caso de las numeraciones consecutivas simples una de las alternativas que se usa con frecuencia es la de asignar el número inicial en la primera celda de la columna de identificación de registros y, en las celdas consecutivas de esa misma columna, se ingresa una fórmula en la cual se va sumando una unidad al valor de la celda anterior hasta la celda del último registro de la tabla, como se ilustra en la Figura 1.

Figura 1

El inconveniente con esa manera de hacer la identificación es que al eliminar, por ejemplo, la fila del primer registro o de un registro intermedio de la tabla, entonces todas las celdas inferiores de la columna donde se realiza la identificación van a mostrar un error de referencia en vista de que cada celda de identificación depende del valor de la celda anterior para sumarle una unidad, y así mantener la identificación consecutiva como se ilustra en la Figura 2 y Figura 3.

Figura 2 Errores de referencia que se producen al eliminar la fila del primer registro de la Tabla.

Figura 3 Errores de referencia que se producen al eliminar la fila del quinto registro de la tabla.

Una alternativa para solucionar este inconveniente es haciendo uso de la función FILA. Es una función que puede tomar un argumento opcional consistente en una dirección de celda de la cual se desea obtener su número de fila. Por ejemplo, si escribimos en cualquier celda =FILA(D28) como resultado se va a obtener 28. En cambio si se omite el argumento y se escribe solo =FILA() en la celda E13, por ejemplo, entonces la fórmula va a producir el resultado 13 que es el que corresponde a la celda en la cual se ha escrito la función. No es una monstruosidad de fórmula, pero para notar su utilidad práctica en el ejemplo ilustrado anteriormente se debe proceder de la siguiente manera:

1. En la celda A2 se ingresa la fórmula =FILA() - 1. Es obvio que si se quiere que la numeración comience en 1 se debe restar una unidad al resultado de la función porque de otro modo daría como resultado 2, es decir, la fila en que se encuentra la celda A2.

2. Esta fórmula se copia y pega desde la celda A3 a la A10, o de otro modo se arrastra la fórmula haciendo clic en el pequeño cuadrado negro que aparece en la esquina inferior derecha de la celda A2 cuando está seleccionada.

Se notará que se genera una numeración consecutiva igual a la que se generó con la alternativa anterior como se muestra en la Figura 4.

Figura 4 Tabla con fórmula =FILA()-1 en el rango de celdas A2 a A10.

¿Qué inconveniente se ha resuelto realmente con esta nueva fórmula?
Uno muy tedioso que es que cuando se elimine una o varias filas iniciales o intermedias con registros de la tabla (seleccionadas de forma consecutiva o no), en la columna Nro las demás celdas de identificación en vez de mostrar errores de referencia van a ajustar de forma automática la numeración. En la Figura 5 se muestra nuevamente la tabla luego de haber eliminado las filas 3 y 9 seleccionadas simultáneamente y de forma no consecutiva obviamente. Se podrá notar que las fórmulas de la columna Nro se ajustan automáticamente y la numeración ahora llega hasta el 8 en vista de que se han eliminado 2 registros de los 10 que se tenían inicialmente.

Figura 5 Al eliminar los registros 3 y 9 de la Tabla en la columna Nro se ajusta de forma automática la numeración.

Hasta aquí todo bien, pero como se apreciará en la Figura 6 cuando se inserta una nueva fila inicial o intermedia para ingresar un nuevo registro en la tabla se genera un registro en blanco, por lógica, pero tampoco se incluye de forma automática la identificación numérica de dicho registro, aunque en los registros siguientes se mantenga correctamente el orden numérico. Esto obliga a que se tenga que ingresar manualmente la fórmula en esa celda para reflejar la identificación que le corresponde.

Figura 6 Se inserta una fila, pero no se refleja de forma automática la numeración en la columna Nro de la tabla.

Para solucionar de forma sistémica el inconveniente y dejar verdaderamente automatizada la numeración ya sea que se inserten o eliminen registros de la tabla se debe hacer lo siguiente:

1. Se selecciona una celda que esté dentro del área de la tabla que se tiene elaborada. En la cinta de opciones se selecciona la ficha Insertar, luego en el panel Tabla se hace clic en el comando Tabla tras lo cual aparecerá un pequeño cuadro de diálogo como el que se muestra en la Figura 7. Allí se debe asegurar que en el cuadro de texto ¿Dónde están los datos de la tabla? esté ingresado correctamente el rango de celdas que englobe toda la tabla, lo cual se puede apreciar visualmente por el borde punteado que se dibuja alrededor de la tabla. También dejar activada la opción La tabla tiene encabezados en caso de que aplique, como en el ejemplo. Por último, se hace clic en botón Aceptar.

Figura 7 Insertar, Panel de Tabla, Tabla para dar un formato de Tabla

 2. La tabla adoptará un formato visual similar al que se presenta en la Figura 8. Esta es una característica incorporada en Excel desde la versión 2007. De esta manera, cada vez que se inserta una fila inicial o intermedia para ingresar otro registro en la tabla, la identificación numérica en la columna Nro se va ingresar de forma automática como se puede apreciar en la Figura 9 en donde se ha insertado una fila entre los registros 4 y 5.

Figura 8 Tabla adoptando el formato visual a causa del comando Tabla de Excel.

Figura 9 Nueva fila ingresada entre registros 4 y 5, donde la identificación aparece automáticamente.

Otra interesante característica de esta función Tabla es que si se selecciona la celda de la esquina inferior derecha de la tabla y se presiona la tecla Tabulador (Tab) se inserta un nuevo registro en la parte inferior de la tabla con la identificación consecutiva que le corresponde como se puede apreciar en la Figura 10 en la cual se han insertado dos registros adicionales.

Figura 10

Como último punto, también es interesante mencionar que las identificaciones correlativas no tienen que ser en base a sólo números, sino que también se pueden utilizar combinaciones alfanuméricas tales como A-1, A-2, A-3,... ó PTO1, PTO2, PTO3, ... Para ello, en base al ejemplo que se está explicando en la celda A2 en vez de haber escrito la fórmula =FILA()-1 se tendría que escribir lo siguiente según aplique:

A-1, A-2, A-3,...: Usar fórmula ="A-" & FILA()-1
PTO1, PTO2, PTO3,...: Por simple deducción la fórmula sería ="PTO" & FILA()-1

Para ingresar texto literal en la fórmula de una celda se debe encerrar dicho texto entre comillas dobles y para concatenar (unir) un texto literal con el resultado numérico de una fórmula se utiliza el símbolo ampersand (&).

Bueno, hasta aquí me trajo el río y las ganas de escribir. Espero que le puedan sacar provecho a esta funcionalidad. Parece golosina, pero tiene vitamina.

Hasta la próxima con el favor de Dios...